Documenten snel, professioneel en scherp inscannen

beste-keus-document-scanner-Fujitsu-ScanSnap-iX500Bent u klaar met alle papieren, brieven en documenten in uw huis? Puilen de ordners en uw archiefkasten uit en weet u niet meer waar u wat moet bewaren? Hoe mooi zou het zijn als al uw belangrijke documenten digitaal opgeslagen zouden kunnen worden. En dat u de papieren versie gewoon weg kunt gooien of versnipperen in de papierversnipperaar.

Klinkt dit u als muziek in de oren? Dan is een automatische documentscanner wat u zoekt. In dit artikel vertel ik u graag meer over documentscanners:

Uit ons onderzoek komt de Fujitsu ScanSnap iX500 documentscanner als beste uit de bus. Deze Fujitsu scanner is perfect voor snel en scherp inscannen van uw administratie papieren. Voor u het weet heeft u uw administratie gedigitaliseerd met deze super snelle documentscanner.

Onze keus voor de beste document scanner:

  1. Onze beste keus is de Fujitsu ScanSnap iX500 documentscanner.
  2. De Canon DR-M140 verdient een tweede plek als runner-up.
  3. De beste goedkope scanner is Brother ADS-2100E.

Wat is een digitale administratie?

Al uw documenten digitaal bereikbaar. En geen last meer van volle archiefkasten met dikke ordners. Dat is het voordeel van een (online) digitale administratie. En steeds meer mensen stappen over op een administratie in de cloud.

De cloud is een populaire term dat niets meer betekent dan dat uw gegevens op een server staan opgeslagen. En deze server kunt u overal ter wereld benaderen.

Maar om uw boekhouding thuis (of op kantoor) te digitaliseren heeft u een scanner nodig. In dit artikel leest u waar u op moet letten bij het kopen van een goede documentscanner. En wat de beste scanapparaten zijn om uw documenten snel, professioneel en scherp in te scannen.

Top 3 beste scanners voor een papierloze administratie

1. Fujitsu ScanSnap iX500 – Super snel en gemakkelijk scannen voor thuis

document-scanner-Fujitsu-ScanSnap-iX500-reviewDe ScanSnap iX500 is een populaire, compacte desktopscanner die veel documenten voor u digitaliseert. De degelijke kleurenscanner verwerkt uw documenten zeer snel door de krachtige dual-core GI-processor. Door de Wifi connectie scant u (draadloos) met de Fujistu documentscanner ook naar uw smartphone of tablet. Door de tekstherkenning (OCR) doorzoekt u uw ingescande documenten op tekst.

  • Type scanner: Documentscanner
  • Geschikt: Intensief scannen van veel papier
  • Scan formaten: Van visitekaartje t/m A4
  • Automatische documentinvoer: ADF van maximaal 50 vellen
  • Snelheid: 25 dubbelzijdige documenten p/min
  • Resolutie: 600 x 600 DPI
  • Geschikt voor: Windows, Mac OS X, Android en iOS

Nadeel

De Fujistsu is een scanner waar wij en veel gebruikers enthousiast over zijn. Maar het is in het begin wel even wennen aan de software en de menu’s zijn soms wat omslachtig. Daarnaast is de ScanSnap iX500 best aan de prijs.


“Scan binnen 1 minuut 25 dubbelzijdige documenten. Echt mijn beste uitgave sinds jaren!”


Pluspunten

  • Simpele en snelle installatie, de iX500 werkt gelijk.
  • Daadwerkelijk eenvoudig scannen met één druk op de knop.
  • Scant vrijwel alle formaten.

Minpunten

  • De Fujitsu herkent niet altijd de correcte paginarichting.
  • Minder geschikt voor het digitaliseren van foto’s.
  • Behoorlijk duur, maar het is wel kwaliteit.

Bekijk de Prijs »

2. Canon DR-M140 – Snelle, degelijke scanner met slimme document invoer

document-scanner-Canon-DR-M140-reviewDe Canon DR-M140 kenmerkt zich door een robuust en compact design. Deze degelijke documentscanner met automatische documentinvoer scant uw dubbelzijdige papieren razendsnel. De Canon kan tot wel 6000 scans per dag maken. De DR-M140 scant documenten van diverse formaten en gewichten. Dit doet u met gebruik van de meegeleverde software die prettig werkt.

  • Type scanner: Documentscanner
  • Geschikt: Intensief scannen van veel papier
  • Scan formaten: Van visitekaartje t/m A4
  • Automatische documentinvoer: ADF van maximaal 50 vellen
  • Snelheid: 40 dubbelzijdige documenten p/min
  • Resolutie: 600 x 600 DPI
  • Geschikt voor: Windows

Nadeel

Tsja, de prijs van deze scanner is wel echt hoog. Als u dus van plan bent om zo nu en dan wat documenten te scannen is deze te hoog gegrepen. Zoekt u een automatische document scanner die elk moment van de dag paraat moet staan, zoek dan niet verder.


“Snelle en betrouwbare scanner ideaal voor scannen van o.a. post, facturen en bonnetjes.”


Pluspunten

  • Bij de scanner krijg je uitgebreide software geleverd.
  • De Canon scant alle soorten documenten. Dik, dun, lang of gekreukeld.
  • Goede Nederlandse handleiding meegeleverd.

Minpunten

  • Beschikt niet over Wifi, dus niet draadloos scannen.
  • Heeft geen tekstherkenning (OCR).
  • Soms wordt een document scheef ingescand.

Bekijk de Prijs »

3. Brother ADS-2100E – Goedkope en snelle documentscanner voor thuis

goedkope-document-scanner-Brother-ADS-2100E--reviewDe compacte Brother ADS-2100e laat u documenten scannen met één druk op de knop. U scant uw document direct naar een USB-stick, laptop of naar de cloud. De Brother documentscanner is een goedkope basis scanner met automatische documentinvoer. Door de goede OCR functie kunt u ingescande documenten op uw pc doorzoeken op tekst.

  • Type scanner: Documentscanner
  • Geschikt: Intensief scannen van veel papier
  • Scan formaten: Van visitekaartje t/m A4
  • Automatische documentinvoer: ADF van maximaal 50 vellen
  • Snelheid: 24 dubbelzijdige documenten p/min
  • Resolutie: 600 x 600 DPI
  • Geschikt voor: Windows, Mac OS X en Linux

Nadeel

De Brother ADS-2100e is een hele goede document scanner voor de prijs die u ervoor betaalt. Helaas moeten er ergens compromissen gesteld worden. De Brother is namelijk niet draadloos te gebruiken.


“Uitstekende prijs / kwaliteitsverhouding, je krijgt bij deze scanner waar voor je geld.”


Pluspunten

  • Snelle scanner die eenvoudig is aan te passen.
  • Goede OCR functie (digitale tekstherkenning).
  • Prijs kwaliteitsverhouding in orde.

Minpunten

  • De ADS-2100e beschikt niet over Wifi.
  • Slechts USB 2.0, dus verbinding niet super snel.
  • Niet geschikt voor scannen van uw foto’s.

Bekijk de Prijs »

Waar hebben we op gelet?

Voor het inscannen van uw papieren administratie is niet elke scanner geschikt. Onze geadviseerde document scanners voldoen aan de volgende criteria:

Automatische documentinvoer (ADF)

U heeft geen zin om velletje voor velletje uw administratie te scannen. Met een Automatic Document Feeder (ADF) kunt u automatisch meerdere vellen na elkaar inscannen. Een sheetfeed scanner zorgt voor hogere efficiëntie.

Automatisch dubbelzijdig scannen

De meeste documenten, zoals brieven, zijn dubbelzijdig geprint. Met een dubbelzijdige documentscanner hoeft u het dubbelgeprinte document niet handmatig om te draaien. Dit draagt bij aan een hogere scansnelheid.

Scanformaat voor A4 papier

Administratie bestaat grotendeels uit papier met het formaat A4. Onderstaande scanners kunnen allemaal perfect uit de voeten met het inscannen van A4 documenten. Zoals facturen, loonstroken en bankpapieren.

Scanners vergelijken

Staat uw gewenste scanner niet in deze top 3? Vergelijk dan hier alle automatische scanners en kies de scanner die past bij uw wensen.

Koopgids: Waar op letten bij kopen van scanner

Wilt een papierloze administratie en een online boekhouding? Dan heeft u een goede en snelle scanner nodig. Deze koopgids vertelt u waar u op moet letten bij de aanschaf van uw scanner.

Merken scanners en fabrikanten

Welk merk maakt de beste en meest betrouwbare scanners? Er zijn tal van producenten die scannerapparatuur produceren. Waaronder Fujitsu, Epson, Xerox, Kodak, Canon en HP. Het best gewaardeerde merk is momenteel Fujitsu, volgens BesteProduct.nl. Plaats twee en drie worden ingenomen door Epson en Xerox.

Soorten scanners

Er zijn diverse soorten scanners te koop. In deze koopgids behandelen we alleen scanners die relevant zijn voor het digitaliseren van administratiepapieren.

U heeft de keuze uit een document scanner of een flatbed scanner. Het verschil leggen we hieronder uit.

In het kort adviseren wij een documentscanner voor het digitaliseren van uw boekhouding.

Wat is een flatbedscanner?

Een flatbed scanner is een scanner zoals de meeste mensen gewend zijn. Veel printers met scanner beschikken over een flatbed oplossing, bekend van de all-in-one printers. Deze manier van scannen is te herkennen aan de klep waaronder het document op een glasplaat gescand wordt.

Een flatbed scanner wordt over het algemeen gebruikt om af en toe een document of foto te scannen. Wij bevelen dit soort scanners niet aan voor het digitaliseren van uw administratie. Aangezien een flatbed scanner niet efficiënt genoeg werkt. U wilt namelijk op een snelle manier een grote hoeveelheid papier digitaliseren.

Professionele zakelijke all-in-one printers beschikken meestal over een flatbedscanner. Deze printers kunnen printen, scannen, faxen en kopiëren. Maar er zijn zakelijke printers met een automatische invoer aan de bovenzijde of achterzijde. Echter is de snelheid minder hoog dan dat van een automatische documentscanner.

Wat is een documentscanner?

Documentscanners zijn in staat om in een hoog tempo grote hoeveelheden documenten te scannen. Dat is ideaal voor het efficiënt digitaliseren van uw administratie. De documentscanners maken geen gebruik van een glasplaat. U plaatst de documenten in de invoer en de scanner scant de papieren een voor een.

Vrijwel alle documentscanners beschikken over een automatische documentinvoer (ADF). Dit betekent dat de scanner automatisch een stapel documenten inscant, zonder dat u een handeling hoeft te verrichten.

Kortom, een documentscanner is een snelle scanner. Ideaal voor het digitaliseren van uw administratie.

Belangrijke specificaties

Niet elke documentscanner is natuurlijk hetzelfde. Dit zijn belangrijke eigenschappen waar u op kunt letten bij het maken van uw keuze.

Dubbelzijdig scannen

Automatisch dubbelzijdig scannen zonder het document handmatig om te hoeven draaien.

Scanresolutie in DPI

De scherpte en kwaliteit van uw scan hangt af van de resolutie. Deze wordt aangegeven met dpi (dit staat voor dots per inch). Hoe hoger deze resolutie hoe scherp uw scan, maar hoe groter de bestandsgrootte zal zijn. De meeste scanners hebben een maximale resolutie van 600 x 600 dpi.

Verschillende scanformaten

Uw administratie bestaat vooral uit A4 documenten. Een A4 scanner kan bijvoorbeeld ook A5, A6 en visitekaartjes inscannen, omdat dit allemaal kleinere formaten zijn dan A4.

Invoercapaciteit voor automatische invoer

Hoeveel papier kunt u in een batch automatisch laten scannen. De meeste documentscanners kunnen maximaal 50 vellen A4 papier achter elkaar inscannen.

Scansnelheid

De snelheid van het scannen is per scanner anders. De meeste documentscanners scannen 40 tot 50 pagina’s per minuut met 200 dpi. Er is hierbij geen verschil tussen kleuren scans of zwart wit scans.

Draadloze wifi scanner

Sluit de scanner draadloos aan op uw netwerk. Hierdoor kunt u met meerdere gebruikers scannen met een scanner. Daarbij hoeft de scanner niet met een kabel aangesloten te zijn op uw computer.

Scanner met netwerkaansluiting

Gebruik de scanner binnen uw netwerk met meerdere gebruikers. U sluit de scanner met een netwerkkabel aan op uw netwerk. Dit is vooral wenselijk voor de zakelijke gebruiker.

Systeemeisen

Niet onbelangrijk: bekijk goed of de scanner waar uw keuze op is gevallen werkt met uw besturingssysteem. De meeste scanners werken gelukkig zowel op Windows en Mac.

Veel gestelde vragen over scanners

In dit gedeelte beantwoorden we een aantal veel gestelde vragen over scanners. Zoals goede scan software en wat OCR is en wat u daar aan heeft.

Hoe kun je documenten scannen naar de computer?

Vrijwel elke scanner wordt geleverd met scansoftware. Met deze software stuurt u via uw computer de scanner aan. Maar wist u dat Microsoft Windows ook eigen software heeft om uw scanner aan te sturen?

Volg deze stappen:

  1. Kies voor Start
  2. Alle programma
  3. Windows Faxen en Scannen

In dit venster ziet u uw aangesloten scanner staan. Plaats uw documenten die u wilt scannen met uw scanner. En kies vervolgens voor Nieuwe scan in het menu. Uw document is nu gedigitaliseerd (bron).

Wat is OCR software?

Wilt u tekst van ingescande documenten kunnen bewerken? Dan is OCR software interessant voor u. OCR staat voor Optical Character Recognition. De software ‘leest’ uw ingescande document en transformeert de afbeelding naar bewerkbare tekst.

De beste resultaten krijgt u met een scan van minimaal 300 dpi. Hoe scherper het document, hoe beter de optische tekenherkenning is. Dit geldt uiteraard voor getypte tekst en niet voor handgeschreven tekst. Het is daarbij ook belangrijk dat het document kaarsrecht wordt gescand.

OCR is vooral handig als u wilt zoeken op een bepaald woord in een document. Of als u een wijziging wilt aanbrengen in uw tekst.

Wilt u OCR gratis uitproberen? Test het uit met onderstaande gratis OCR software:

Lees meer over het doorzoeken van ingescande tekst met OCR software.

Hoe kunt u het beste een scanner schoonmaken en onderhouden?

Een scanner wordt na verloop van tijd vuil. Zeker na het scannen van een hoop administratiepapieren is er veel stof van het papier aanwezig in uw scanner. Het is daarom noodzakelijk om uw scanner zo nu en dan te reinigen. Want vuil of vettigheid zal de scankwaliteit aanzienlijk verslechteren.

Bekijk altijd eerst de gebruikshandleiding met het advies van de fabrikant. Onderdelen van een scanner zijn fragiel, dus pak niet zomaar een chemisch schoonmaakmiddel erbij. Dit kan onherstelbare schade veroorzaken.

De meeste scanners kunt u reinigen met een zachte borstel of een licht vochtige pluisvrije doek. Het stof in de papierinvoer reinigt u met een zachte borstel. En de glasplaat kunt u reinigen met bijvoorbeeld een micro-vezel doekje (bron – bron 2).

Is er stof aanwezig in uw scanner waar u niet bij kunt? Blaas dan niet met uw mond het stof weg, maar maak gebruik van een blaasbalg. Een blaasbalg wordt gebruikt voor het reinigen van digitale fototoestellen. Bekijk en koop hier uw blaasbalg.

Voordat u begint met schoonmaken is het belangrijk om de scanner uit te zetten en de stekker uit het stopcontact te verwijderen.

Moet een scanner afkoelen en kan een scanner overhit raken?

Een scanner wordt bij intensief gebruik warm. Het is daarom verstandig om een scanner in een relatief koele ruimte te gebruiken, bijvoorbeeld in een ruimte waar airconditioning aanwezig is.

Raakt uw scanner overhit? Dan kan het zijn dat de scanner vuil is en hierdoor de warmte niet kwijt kan raken. Bekijk uw handleiding hoe u uw scanapparaat kunt reinigen. In de handleiding kunt u ook de betekenis van eventuele foutcodes raadplegen.

Wat is de beste gratis administratie software voor digitaal archiveren?

Weet u al welke scanner u wilt kopen? Ok, dan is het nu tijd om te bedenken waar u uw gedigitaliseerde administratie gaat bewaren. U kunt uw documenten natuurlijk bewaren op uw computer of laptop. Maar wat doet u als de harde schijf crasht, of uw laptop wordt gestolen?

U doet er dus verstandig aan om uw gedigitaliseerde administratie online te bewaren. Dit wordt ook wel een ‘cloud-oplossing’ of ‘saas-oplossing’ genoemd. Het voordeel is dat uw documenten elders staan opgeslagen. U kunt uw administratie dus op elke plek van de wereld benaderen.

Een ander voordeel is dat administratieve software u helpt met het opzetten, organiseren en structureren van uw digitale boekhouding. U hoeft gelukkig niet direct dure administratie software aan te schaffen. Er zijn ook een aantal gratis alternatieven beschikbaar die u kunt gebruiken en uitproberen.

Bekijk bijvoorbeeld Google Drive of Evernote.

De beste scan apps voor inscannen documenten op smartphone?

Heeft u een Android smartphone of iPhone? Dan kunt u ook hiermee documenten inscannen. Maar het gebruik van een scan app zal een snelle documentscanner nooit verslaan. Wilt u zo nu en dan een bonnetje of brief inscannen? Dan kan een scan app een handige en goedkope oplossing voor uw zijn.

Met een scan app fotografeert u het document waarna de app de foto omzet naar een werkbaar en te archiveren digitaal document.

Evernote Scannable, beste app voor iOS

Evernote, de bekende to-do list app, heeft een gratis app uitgebracht genaamd Scannable. U kunt deze app gebruik voor het inscannen van diverse documenten. Zoals geprinte papieren, visitekaartjes en bonnetjes.

Daarbij maakt Scannable gebruik van OCR techniek. Letters en cijfers worden na het scannen bewerkbaar. Het voordeel is dat u in uw document kunt zoeken naar bepaalde woorden en stukken tekst kunt kopiëren in bijvoorbeeld een email.

Download Scannable voor iOS (iPhone)

CamScanner, beste app voor Android

Alhoewel de app Evernote wel beschikbaar is voor Android, is de scan app van Evernote niet voor Android beschikbaar. Een goed alternatief is CamScanner. Deze gratis scan app maakt het ook mogelijk om documenten in te scannen met uw Android smartphone.

De app komt overeen met de functionaliteiten van Evernote Scannable. Alleen ontbreekt standaard de OCR functie. Deze kunt u los aanschaffen als plugin in de Google Playstore.

Download CamScanner voor Android.

Een alternatief voor CamScanner is Google Drive. Via de Google Drive-app kunt u een foto maken van een document en vervolgens opslaan in Google Drive.